Tổ Chức Sự Kiện Cần Những Gì Để Đạt Hiệu Quả Truyền Thông?

Để tổ chức sự kiện thành công cần sự kết hợp của rất nhiều yếu tố từ thời gian, kinh nghiệm tổ chức,…Do đó, cần phải lên kế hoạch chi tiết và thực hiện theo đúng quy trình chặt chẽ. Để góp nên thành công tổ chức sự kiện cần những gì?

Tổ chức sự kiện cần những gì?
Tổ chức sự kiện cần những gì?

Thiết lập mục tiêu của sự kiện

Trước tiên bạn cần phải xác định mục tiêu tổ chức sự kiện này là gì? Cần vạch ra mục tiêu rõ ràng thì mới có thể lên kế hoạch chi tiết để đạt được kết quả tốt. Thông thường mục tiêu sẽ được đội marketing công ty tổ chức sự kiện đặt ra dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp, lãnh đạo,…

Đội ngũ tổ chức sự kiện

Dựa vào mục tiêu đã đặt sẵn để xác định quy mô tổ chức và thành lập đội ngũ nhân sự cốt lõi. Nhân sự là yếu tố quan trọng cốt lõi quyết định đến sự thành công của sự kiện. Sự phối hợp giữa các bộ phận với nhau mang đến một chương trình nhịp nhàng, ấn tượng. Người quản lý phân bổ nhiệm vụ và điều phối toàn bộ sự kiện giúp cả chương trình diễn ra tốt đẹp.

Lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện

Chủ đề là một trong những điều quan trọng không kém để có một chương trình hấp dẫn. Chọn một cái tên ấn tượng cho sự kiện tạo điểm nhấn đặc biệt trong truyền thông. Tạo slogan ngắn gọn ấn tượng, thiết kế logo để làm bộ nhận diện thương hiệu nếu cần thiết.

>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện lớn nhất Việt Nam

Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Đây là bước quan trọng nhất, dựa vào những thông tin có sẵn để lên kế hoạch chi tiết cho trước, trong và sau sự kiện. Đảm bảo các khía cạnh sau:

  • Địa điểm, hậu cần và quản lý phục vụ.
  • Diễn giả
  • Quảng cáo trực tuyến công khai: trang web, lịch sự kiện, quan hệ truyền thông,…
  • Đăng ký trực tuyến,…
  • Quản lý tài trợ đối tác
  • Quản lý tình nguyện viên,…

Thời gian, địa điểm và thành phần tới tham dự

Được làm dựa theo kế hoạch chung của công ty, hoặc do chủ sự kiện lập ra. Việc chọn thời gian, địa điểm được chỉ định cho một sự kiện định kỳ. Nếu là sự kiện mới thì xem xét các yếu tố sau đây:

  • Xác định thời gian phù hợp để lên kế hoạch.
  • Tìm hiểu các ngày lễ theo luật và tôn giáo.
  • Kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính xem trùng lịch hay không.
  • Trực tiếp khảo sát nơi tổ chức sự kiện.

Kiểm soát điều chỉnh kế hoạch dựa vào sự kiện

Là người quản lý thận trọng kiểm soát nhiều việc một lúc. Dựa vào kế hoạch để phân việc và quản lý các thành viên trong đội để thực hiện chương trình theo đúng tiến độ. Có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ để giúp quy trình thực hiện nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Làm việc với nhà cung cấp, đơn vị tài trợ

Làm việc với nhà tài trợ, nhà cung cấp

Xem doanh nghiệp của bạn có hợp tác hay kêu gọi đơn vị tài trợ nào để tăng khả năng tham gia cũng như thanh toán chi phí hay không? Khi hợp tác với nhiều đơn vị sẽ giúp bạn truyền thông thương hiệu, tạo sự lan truyền của sự kiện hơn.

Ngân sách cho sự kiện

Cần xem xét dự toán cho ngân sách của tổ chức dựa vào kế hoạch. Cùng với đó cũng cần chú ý đến các chi phí du lịch, chỗ ở cũng như dự trù ngân sách có thể phát sinh.

Quảng bá sự kiện

Quảng bá là bước không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện thành công nào.Nên bắt đầu từ các khênh như: website, email, mạng xã hội,…sau đó đến quảng cáo trực tuyến trả phí và các công cụ truyền thông,…

Cần gửi lời cảm ơn đến nhà tài trợ truyền thông cho sự kiện kèm thông cáo báo chí các bài truyền tải thông điệp chính của sự kiện.

Đánh giá sự kiện

Cần đánh giá và đo lường sự thành công của sự kiện từ đó rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức sự kiện sau.

Nếu bạn đang gặp vấn đề để tổ chức sự kiện có thể liên hệ với chúng tôi qua website: https://gngmedia.vision/ để được tư vấn chi tiết nhé.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Tin tức Liên Quan

  • Video đào tạo là gì? Bí quyết để tạo ra video đào tạo nội bộ hấp dẫn

    21-09-2020

    Video đào tạo là gì mà các doanh nghiệp đều chú trọng? Để hiểu rõ hơn về lợi ích, tầm quan trọng của chúng hãy tham khảo bài viết dưới đây. Video đào tạo là gì? Không giống với Video Review, Video đào tạo là một trong những công cụ truyền thông nội bộ hiệu […]

  • Video Review Là gì? Cách Làm Video Review Hiệu Quả

    18-09-2020

    Một trong những trào lưu đang được giới trẻ quan tâm gần đây là những video về review về nhiều chủ đề khác nhau từ ẩm thực, du lịch, phim ảnh,… Vậy video review là gì? Cách làm video review hiệu quả. Video review là gì? Khác hẳn với Video viral, review được hiểu đơn […]